Handling – manual

Handling hjälper dig att begära ut handlingar per e-post och hålla ordning på varje begäran som ett ärende. Du loggar in med ditt Google-konto, skriver och skickar begäran från din egen Gmail, får svaren samlade i ärendet, svarar vidare, öppnar bilagor och avslutar ärendet när du vet hur det gick.

1. Logga in och ut

Klicka på Logga in med Google. Google visar sin kontoväljare. Välj det Gmail-konto du vill skicka begäran från och godkänn att appen får se din e-postadress och ditt namn. Du kommer tillbaka till appen med din adress i sidhuvudet.

Logga ut i sidhuvudet avslutar din session i appen och kastar bort Gmail-behörigheten ur appens minne. Du loggas inte ut från Google.

Längst till höger i navigationsraden finns rullistan Stil. Default är det strama grundutseendet, Modern ger ljus bakgrund, kort med mjuka hörn och en vit navigationsrad. Övriga stilar, som Dreams, Thought Provoking och Emo, har samma form i andra färgpaletter. Valet sparas i din webbläsare.

2. Gmail-behörighet

Inloggningen bevisar bara vem du är. För att skicka och läsa e-post behöver appen en separat behörighet som du ger på Googles samtyckesskärm. Den begärs första gången du klickar Skicka, Hämta e-post eller öppnar en bilaga.

Appen begär två behörigheter samtidigt:

• Läsa och ändra e-post (gmail.modify) för att hämta svaren i de trådar appen själv har startat, hämta bilagor och sätta etiketten Handling på mejl appen skickar. Google har inget smalare tillstånd som tillåter etikettering.
• Skicka e-post (gmail.send) för att skicka begäran och dina svar från ditt konto.

Bocka för båda på samtyckesskärmen. Avmarkerar du någon av dem kan appen inte fungera och säger det.

Du kan när som helst ta bort appens åtkomst på myaccount.google.com/permissions.

3. Ärendelistan

Startsidan efter inloggning visar dina ärenden med ämne, mottagare, status, antal bilagor, när ärendet senast ändrades och en rad knappar. Senast ändrat ligger överst. Du ser bara dina egna ärenden.

• Klicka på ett Utkast för att fortsätta skriva på det.
• Klicka på ett skickat, parkerat eller avslutat ärende för att öppna konversationen.
• Håll muspekaren över ämnet för att se det senaste meddelandet i ärendet.
• Hämta e-post hämtar nya svar från Gmail för alla aktiva ärenden. Det görs också automatiskt när listan öppnas. Under knapparna står när e-post senast hämtades.
• Skapa nytt ärende öppnar formuläret för en ny begäran.
• Dokumentikonen följt av en siffra betyder att inkommande svar innehåller så många bilagor.
• Kolumnen Bedömning visar en kort slutsats om det senaste svaret, se avsnitt 13. Bedömer … betyder att bedömningen pågår, Ej bedömd att inget svar bedömts ännu.
• Tabellen kan rullas i sidled på en smal skärm. Rubrikraden ligger kvar när du skrollar.

Knapparna på varje rad gör samma sak som i detaljvyn: Öppna visar ärendet, Svara öppnar ärendet direkt i svarsläge, Svara med förslag gör detsamma med ett färdigt utkast, Avsluta ställer frågan om handlingen levererades, Parkera, Återöppna och Radera. Knappar som inte är möjliga i ärendets nuvarande läge är nedtonade.

4. Skapa och skicka ett ärende

Klicka på Skapa nytt ärende. Fyll i:

Till

Välj en av dina myndigheter i listan. Adressen fylls i, och om ämne och meddelande är tomma fylls de från myndighetens mall med dina uppgifter ifyllda. Har myndigheten flera mallar visas ett fält Mall under Till där du väljer vilken begäran det gäller; byter du mall ersätts ämne och meddelande med den valda. Text du redan skrivit skrivs inte över. Lägg till öppnar formuläret för en ny myndighet och väljer den direkt. Välj Annan e-postadress för att skriva en adress fritt.

Ämne

Ämnesraden i mejlet. Den används också som ärendets rubrik.

Meddelande

Själva begäran.

Du har tre val:

• Skicka skickar mejlet från din Gmail. Alla tre fälten måste vara ifyllda och adressen giltig. Ärendet får status Skickat först när Gmail har bekräftat sändningen. Mejlet får etiketten Handling i Gmail, så att allt appen skickat är lätt att hitta där. Etiketten skapas automatiskt första gången.
• Spara som utkast sparar ärendet i appen utan att skicka något. Utkastet får vara ofullständigt. Det skapas inget utkast i Gmail.
• Avbryt stänger formuläret utan att spara.

5. Statusar

Appen drar aldrig slutsatser om utfallet. Att ett svar eller en bilaga kommer in betyder bara Svar mottaget. Bara du avgör om ärendet lyckades. Att öppna och läsa en konversation ändrar aldrig status. Parkerade och avslutade ärenden kan återöppnas och får då status Skickat.

6. Hämta svar

Appen kontrollerar inte Gmail i bakgrunden. Svar hämtas när du öppnar ärendelistan och när du klickar Hämta e-post. Under tiden visas Hämtar e-post … och sedan när hämtningen gjordes och resultatet, till exempel 2 nya svar hittades eller Inga nya svar i 3 aktiva ärenden.

Så fungerar matchningen:

• Varje skickat ärende är kopplat till sin e-posttråd i Gmail. Appen hämtar hela tråden, inte något som matchar på ämnesrad.
• Svar hittas även om du redan har läst eller arkiverat dem i Gmail.
• Dina egna meddelanden i tråden visas som utgående och räknas inte som svar.
• Samma meddelande sparas aldrig två gånger, hur många gånger du än uppdaterar.
• Bara aktiva ärenden kontrolleras: Skickat och Svar mottaget. Utkast har ingen tråd, och parkerade eller avslutade ärenden lämnas i fred.

Om ett enskilt ärende inte kan kontrolleras visas det i resultatet, men övriga ärenden uppdateras ändå och det som redan hämtats finns kvar.

7. Konversationen

Klicka på ett skickat ärende i listan, eller på Öppna på raden. Högst upp ligger en funktionsrad som följer med när du skrollar: Ärenden, Nytt ärende, Svara, Svara med förslag, Avsluta, Parkera, Återöppna och Radera. Knappar som inte går att använda i ärendets läge är nedtonade.

Till vänster visas konversationen med det senaste meddelandet överst. För varje meddelande ser du avsändare, mottagare, tidpunkt, ämne och text. Till höger finns en sidokolumn med tre rutor: Ärende (mottagare, när det skickades, när e-post senast hämtades, status), Bilagor (alla bilagor som kommit in, med länkar för att öppna, ladda ner och hoppa till meddelandet) och Bedömning (se avsnitt 13). På en smal skärm läggs sidokolumnen under konversationen.

• Meddelanden till dig har blå kant och ligger till vänster.
• Meddelanden från dig har grön kant och är indragna.

8. Svara i ett ärende

Klicka Svara i funktionsraden, eller på en rad i listan för att komma direkt till svarsläget. En ruta öppnas där det står exakt vem svaret går till: avsändaren av det senaste inkommande meddelandet, eller ärendets mottagare om inget svar kommit än. Ämnet behålls med Re: framför. Krysset i rutans hörn avbryter utan att skicka.

Skriv ditt svar och klicka Skicka svar. Svaret skickas från din Gmail i samma tråd, så att mottagaren ser det som en fortsättning. När Gmail bekräftat visas svaret i konversationen och ärendet får status Skickat.

• Knappen är avstängd medan sändningen pågår, så ett dubbelklick skickar inte två gånger.
• Misslyckas sändningen står din text kvar i rutan och felet visas ovanför.
• Behöver du ge Gmail-behörighet mitt i sparas texten tillfälligt i webbläsaren och återställs när du kommer tillbaka.

Det går inte att bifoga filer i svar i den här versionen.

9. Bilagor

Alla bilagor i inkommande svar samlas i rutan Bilagor högst upp i ärendet, med filnamn, storlek, typ, vem som skickade dem och när. Varje bilaga har länkarna Öppna, Ladda ner och Visa meddelandet. Bilagorna visas också under respektive meddelande. I ärendelistan visas en dokumentikon med antalet.

• Klicka på filnamnet för att öppna bilagan i en ny flik. Det fungerar för PDF, bilder och ren text.
• Klicka på Ladda ner för att spara filen. Alla andra filtyper, till exempel Word-dokument och HTML-filer, laddas alltid ner i stället för att öppnas i webbläsaren.
• Inbäddade bilder, som logotyper i signaturer, räknas inte som bilagor utan listas separat.

Innehållet hämtas från Gmail i det ögonblick du klickar. Appen lagrar inga filer, bara filnamn, typ och storlek. Därför behöver Gmail-behörigheten vara aktiv när du öppnar en bilaga.

10. Avsluta, parkera, återöppna, radera

Avsluta

Klicka Avsluta i funktionsraden eller på raden i listan. En ruta frågar Är handlingen levererad?

• Ja ger status Avslutat – handlingar levererade: du fick de handlingar du begärde.
• Nej ger status Avslutat – handlingar ej levererade: du fick dem inte, oavsett orsak.
• Krysset i hörnet avbryter utan att ändra något.

Parkera

Parkera pausar ett aktivt ärende. Det får status Parkerat, hämtar inga nya svar och kan inte besvaras eller avslutas förrän det återöppnas. Använd det för ärenden du vill lägga åt sidan utan att ta ställning till utfallet.

Återöppna

Återöppna finns för parkerade och avslutade ärenden. Ärendet får status Skickat och hämtas igen vid nästa Hämta e-post. Meddelanden som redan finns i ärendet flaggas inte som nya.

Radera

Radera frågar Är du säker? och tar sedan bort ärendet, konversationen och uppgifterna om bilagor från appen. Det går inte att ångra. E-posten i Gmail påverkas inte.

11. Mallar

Under Mallar i sidhuvudet sparar du färdiga texter för återkommande begäran. En mall har ett namn, ett ämne och ett meddelande. Du ser bara dina egna mallar.

• Skapa ny öppnar redigeraren med ämnet Begäran om uppgift och ett påbörjat meddelande med hälsning, svarsadress och avslutning. Fyll i namn och text och klicka Spara. Avbryt eller krysset stänger utan att skapa något. Namn, ämne och meddelande måste alla vara ifyllda.
• Redigera öppnar mallen i samma redigerare. Sparande ändrar mallen, inte några ärenden eller skickade mejl.
• Förhandsgranska visar mallen med dina uppgifter ifyllda.
• Radera frågar om du vill radera mallen och nämner den vid namn. Ärenden påverkas inte.

Platshållare

Två platshållare fylls i automatiskt vid förhandsgranskning. I mallen lagras de alltid som platshållare, aldrig som dina faktiska uppgifter, så mallen fungerar för vem som än är inloggad.

Andra hakparenteser, som [namn på företag] och [organisationsnummer], lämnas orörda. De fyller du i för hand när du använder texten. Överallt där texter visas är sådana hakparenteser gulmarkerade så att du inte missar dem, och under textfälten i redigeraren och i Nytt ärende listas de som står kvar att fylla i. Ett mejl eller svar som fortfarande innehåller hakparenteser går inte att skicka: appen stoppar det och talar om vilka som återstår.

Första gången du öppnar mallvyn får du en färdig mall, Tingsrätt, för att fråga en tingsrätt om ett företag förekommer som part i mål. Den skapas bara en gång: ändrar du den behålls dina ändringar, och raderar du den kommer den inte tillbaka.

Mallen används när du skapar ett ärende och väljer en myndighet som är kopplad till den. Ämne och meddelande fylls då i med dina uppgifter.

12. Myndigheter

Under Myndigheter i sidhuvudet sparar du mottagare du återkommer till. En myndighet har ett namn, en e-postadress och en eller flera kopplade mallar, en per typ av begäran. Du ser bara dina egna myndigheter.

• Skapa öppnar formuläret med fälten Namn, E-postadress och Mallar. Mallarna bockas för i en lista över dina mallar; minst en krävs. Namn och giltig adress krävs också. Spara lägger till myndigheten, Avbryt eller krysset stänger utan att skapa något.
• Knappen Ny mall bredvid mallvalet öppnar mallredigeraren direkt. Den nya mallen hamnar vald i listan. Har du inga mallar ännu säger formuläret det och länkar även till Mallar.
• Redigera öppnar myndigheten i samma formulär. Radera frågar om du vill radera myndigheten och nämner den vid namn.

Ändringar av myndigheter påverkar inte befintliga ärenden eller redan skickade mejl. Myndigheterna kan väljas i fältet Till när du skapar ett nytt ärende, och mallen fyller då i ämne och meddelande.

13. Bedömning av svar och svarsförslag

När ett nytt svar hämtas bedömer appen om de handlingar du begärde har levererats. Bedömningen görs i bakgrunden och visas i kolumnen Bedömning i listan som en kort etikett, till exempel Fullständigt – 3/3 delar, Delvis – avtal saknas, Ej levererat – mottagningsbekräftelse eller Oklart – bilaga ej läsbar. Medan den körs står det Bedömer ….

Öppna ärendet för hela bedömningen: slutsats, vilken typ av svar det är (leverans, bekräftelse, löfte, fråga, avslag eller besked om att inget finns), en tabell per begärd del med förklaring och källa, vad som saknas, begränsningar, samt när bedömningen gjordes och med vilken modell. Tidigare bedömningar finns kvar under respektive svar.

• Modellen läser texten i PDF-bilagor och textfiler. Skannade PDF:er utan textlager rapporteras som kräver OCR, och andra format, till exempel Word, läses inte. En bilaga antas aldrig innehålla det begärda bara för att den finns.
• Länkar i mejl följs aldrig.
• Innehållet i mejl och bilagor behandlas som data. Uppmaningar som står i ett mejl påverkar inte bedömningen.
• I rutan Bedömning i ärendet visas slutsatsen som en bricka följt av det viktigaste, därefter en sammanfattning, en lista per begärd del med förklaring och källa (vilket meddelande eller vilken bilaga bedömningen stödjer sig på), vad som saknas och eventuella begränsningar.
• Bedöm igen gör en ny bedömning av det senaste svaret. Misslyckas en bedömning visas orsaken och Försök igen. Svaret och bilagorna finns kvar oavsett.

Svara med förslag

Bredvid Svara finns Svara med förslag, både i listan och i ärendet. Knappen är bara aktiv när ärendet har en färdig bedömning. Den öppnar svarsrutan och fyller i ett kort, sakligt utkast byggt på bedömningen: ett tack för det som kommit, exakt vad som saknas och vad du vill att mottagaren gör. Utkastet är högst ungefär hundra ord, så att registratorer och handläggare slipper onödig text. Läs igenom, ändra fritt och klicka Skicka svar. Inget skickas förrän du gör det.

Bedömningar och förslag görs automatiskt av en textanalystjänst. Vilken tjänst och version som användes står under varje bedömning, så att du kan se vad som gällde när den gjordes.

14. Vad appen får se och gör

Behörigheten omfattar hela kontot

Googles behörighet gmail.modify ger tekniskt sett rätt att läsa och ändra all din e-post, dock inte radera permanent. Appen använder den bara för att hämta trådar den själv har startat, hämta bilagorna i dem och sätta etiketten Handling på mejl den själv skickat. Den markerar inte svar som lästa och ändrar inget annat. Det är ett val i appens kod, inte en gräns Google sätter.

Skickabehörigheten

gmail.send ger rätt att skicka e-post som du.

Vad som lagras lokalt

Ärenden, meddelandetexter, bilagornas metadata, dina mallar, dina myndigheter och ditt eventuella egna visningsnamn sparas i en databasfil på datorn där appen körs. Själva bilagorna sparas inte.

Behörigheter i minnet

Gmail-behörigheten finns bara i appens minne medan den kör och når aldrig webbläsaren.

15. Vanliga meddelanden och fel

Anslut Gmail för att hämta svar

Behörigheten saknas eller har gått ut. Klicka på länken och godkänn hos Google. Det är normalt efter cirka en timme och efter omstart av appen.

Du valde ett annat Google-konto än …

På samtyckesskärmen valde du ett annat konto än det du är inloggad med. Appen kopplar inte ihop två konton. Försök igen och välj det inloggade kontot.

Du beviljade inte alla Gmail-behörigheter som behövs

Någon av kryssrutorna på samtyckesskärmen var avmarkerad. Försök igen och bocka för båda.

Gmail-anslutningen avbröts eller nekades hos Google

Du avbröt på samtyckesskärmen. Ditt utkast finns kvar i listan.

Ange en giltig e-postadress i fältet Till / Ämnet får inte vara tomt / Meddelandet får inte vara tomt

Alla tre fält krävs för att skicka. Fälten är sparade som utkast.

Fyll i eller ta bort hakparenteserna innan du skickar

Texten innehåller platshållare som [namn på företag] som inte fyllts i. Ersätt dem med riktiga uppgifter, eller ta bort dem, och skicka igen.

E-posten skickades, men ärendet kunde inte markeras som skickat

Mejlet har gått. Skicka inte igen. Kontrollera Skickat i Gmail och klicka Hämta e-post.

Gmail svarade HTTP 404 på ett ärende vid hämtning

Tråden finns inte längre i Gmail, troligen raderad. Övriga ärenden uppdateras ändå.

Bedömningen misslyckades: Leverantörsfel / Tidsgräns / Ogiltigt modellsvar

Analystjänsten kunde inte nås, svarade inte i tid eller gav ett svar som inte gick att tolka. Svaret och bilagorna är sparade. Klicka Försök igen. Kvarstår felet, kontakta den som driftar appen.

Mottagarens adress är en platshållare

Myndigheten importerades utan känd e-postadress och har en adress som slutar på example.invalid. Fyll i rätt adress under Myndigheter innan du skickar.

Mallen används av … myndigheter

Mallen kan inte raderas så länge en myndighet är kopplad till den. Gå till Myndigheter och byt mall eller radera myndigheten, och försök igen.

Access blocked: This app has not been verified

Googles eget meddelande när ett konto som inte är testanvändare försöker logga in. Lägg till adressen som testanvändare i Google Cloud.